Các loại chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng mà bất kỳ kế toán viên nào cũng phải biết

Đối với các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong nước, bộ chứng từ mà kế toán bán hàng cần quan tâm bao gồm: 

• Hoá đơn GTGT (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Đây là chứng từ cơ bản và bắt buộc có đầu tiên. 
• Hoá đơn bán hàng (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT)
• Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Có thể linh động tùy theo đơn vị hoặc theo các mẫu khác nhau. 
• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (nếu doanh nghiệp có bán hàng qua các đại lý).
• Báo cáo bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi). Những báo cáo này cũng phụ thuộc vào yêu cầu và quy trình của từng công ty sẽ có những thay đổi khác nhau.
• Thẻ quầy hàng; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày
• Các Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại… và các loại biên bản khác theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị.
• Phiếu thu, giấy báo Có…
• Các chứng từ liên quan khác phụ thuộc vào từng lĩnh vực và quy trình của doanh nghiệp. 

Xem thêm: 8 nghiệp vụ của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

Với những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến xuất – nhập khẩu thì sẽ có những chứng từ do phía xuất khẩu làm (invoice, packing list, CO…) (đây là vấn đề chúng ta đang tìm hiểu). Hay cũng có những chứng từ do người nhập khẩu làm (L/C), hoặc cả 2 bên làm như: hợp đồng, tờ khai (chúng ta sẽ tìm hiểu ở những bài sau)…Vì vậy, tùy vào vai trò là người bán hay người mua hàng, mà việc chuẩn bị chứng từ có khác nhau. Với doanh nghiệp đứng ở vai trò là người bán, họ cần chuẩn bị những chứng từ sau: 

• Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hợp đồng này chính là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan ví dụ như: thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán và những điều khoản khác kèm theo. Đây là căn cứ pháp lý vô cùng quan trọng. 
• Hóa đơn thương mại: Đây là chứng từ do người xuất khẩu phát hành để “đòi tiền” người mua cho lô hàng đã bán theo những điều khoản được thỏa thuận trong hợp đồng. 
• Tờ khai hải quan: Đây là chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia. Với bán hàng ra nước ngoài, đây là một thủ tục quan trọng và khá phức tạp. 
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
• Hóa đơn thương mại
• Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu
• Các chứng từ khác tùy thuộc vào yêu cầu nghiệp vụ của từng doanh nghiệp.

DỊCH VỤ KẾ TOÁN NỘI BỘ
Chuẩn hoá quy trình, phân tích , tư vấn
Đào tạo, chuyển giao 

Đọc thêm: Các câu hỏi phỏng vấn kế toán bán hàng nhất định bạn phải biết!

• Khi phát sinh một hợp đồng kinh tế, căn cứ vào hợp đồng, kế toán lập hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT). Hóa đơn GTGT được dùng để xác định doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra phải nộp cho nhà nước. Hóa đơn lập thành 3 đơn liên, đặt giấy than viết hoặc in một lần: Liên 1 (màu tím) được lưu lại trên gốc quyển hóa đơn GTGT, liên 2 (màu đỏ) được giao cho khách hàng, liên 3 (màu xanh) được giữ lại công ty.
• Nếu khách hàng nhận nợ, kế toán lập biên bản giao nhận hàng hóa và xác nhận nợ, chứng từ này được lập thành 3 liên: Liên 1 (màu trắng) để bảo vệ kiểm tra khi xuất hàng ra khỏi kho, liên 2 (màu hồng) để giao cho khách hàng và liên 3 (màu xanh) lưu lại quyển.
• Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu, mỗi phiếu thu thường có bảng kê đính kèm. Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc để ghi sổ kế toán.
• Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, công ty sẽ nhận được Giấy báo có của ngân hàng, chứng từ này là căn cứ xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty.

4. Sổ sách sử dụng trong kế toán bán hàng cơ bản

Sổ sách kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép, phản ánh hệ thống hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực bán hàng. Việc sử dụng sổ sách kế toán hợp lý, đầy đủ là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về kế toán. Dưới đây là các loại sổ sách thường được sử dụng trong kế toán bán hàng.

Sổ nhật ký chung

• Ghi chép tổng hợp tất cả các hoạt động kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp trong ngày
• Là căn cứ để lập các sổ sách kế toán khác như sổ cái, sổ chi tiết
• Cần đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng quy định.

Sổ cái

• Ghi chép chi tiết các khoản tài khoản theo từng tài khoản theo phương pháp kế toán kép
• Phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
• Cần đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng quy định.

Sổ chi tiết

• Ghi chép chi tiết các khoản giao dịch, nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng khoản mục tài khoản
• Là căn cứ để lập sổ cái và báo cáo tài chính
• Cần đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng quy định.

Sổ bán hàng

• Ghi chép chi tiết các hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp theo từng ngày, tháng, quý, năm
• Phân loại theo mặt hàng, khách hàng, hình thức thanh toán,…
• Cần đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng quy định.

Sổ chi tiết tồn kho

• Ghi chép chi tiết số lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ tồn kho theo từng mặt hàng, nhóm hàng hóa
• Phản ánh tình hình tồn kho hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp
• Cần đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng quy định.

Sổ chi tiết công nợ khách hàng

• Ghi chép chi tiết số dư công nợ của từng khách hàng
• Phản ánh tình hình công nợ khách hàng của doanh nghiệp
• Cần đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng quy định.

Sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp

• Ghi chép chi tiết số dư công nợ của từng nhà cung cấp
• Phản ánh tình hình công nợ nhà cung cấp của doanh nghiệp
• Cần đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng quy định

Ngoài ra, tùy thuộc vào đặc thù hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có thể sử dụng thêm các sổ sách kế toán khác như: sổ chi tiết chi phí bán hàng, sổ chi tiết doanh thu lãi vay,...

Lưu ý

• Doanh nghiệp cần lập và sử dụng sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật về kế toán
• Sổ sách kế toán phải được bảo quản cẩn thận, an toàn trong ít nhất 5 năm kể từ ngày lập
• Kế toán viên cần thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu ghi chép trong sổ sách kế toán với thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác, hợp lý.

Hy vọng rằng bài viết đã mang lại những kiến thức hữu ích cho công việc kinh doanh của bạn.

Tham khảo: TOP 6 mẫu báo cáo kế toán bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp