Kiến thức
Kế toán mua hàng là gì? Các nghiệp vụ của kế toán mua hàng
Kế toán mua hàng là gì? Các nghiệp vụ của kế toán mua hàng
Monday, 07/10/2024
Trong hoạt động kế toán, kế toán mua hàng là nghiệp vụ đóng vai trò tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp. Vậy, kế toán mua hàng là gì? Các nghiệp vụ liên quan đến kế toán mua hàng. Cùng EcomTax tìm hiểu nội dung trên qua bài viết dưới đây nhé!
Nội dung chính
hide
Nội dung chính hide
1. Kế toán mua hàng là gì? Vai trò của kế toán mua hàng
Kế toán mua hàng là nghiệp vụ trong kế toán, đó là việc ghi lại việc mua hàng hóa, dịch vụ. Quá trình này diễn ra nhằm đảm bảo mỗi tiến trình trong chuỗi cung ứng được giám sát, kiểm tra chặt chẽ.
Kế toán mua hàng là yếu tố cần thiết quyết định trong việc hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi phí, quản lý dòng tiền mặt và chắc chắn tuân theo những quy định của pháp luật.
Vai trò quan trọng của kế toán mua hàng đối với mỗi công ty được thể hiện chi tiết dưới đây:
- Kế toán mua hàng sẽ chịu trách nghiệm về đầu vào của sản phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa đưa vào công ty. Họ sẽ đại diện cho doanh nghiệp đưa ra giám sát, kiểm tra chất lượng của lô hàng hóa này
- Kế toán mua hàng sẽ dễ dàng nắm bắt được thông tin liên quan đến hàng hóa qua thời gian (số lượng hàng tồn kho, hàng tồn, hàng thiếu), từ đó hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch chuẩn bị hàng hóa, tránh gây gián đoạn làm ảnh hướng đến quá trình kinh doanh
- Đóng vai trò như người cân đối, hỗ trợ doanh nghiệp tìm nhà cung ứng có sản phẩm chất lượng với chi phí phù hợp. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mua hàng khi hoạt động sản xuất kinh doanh.
Xem thêm: 8 nghiệp vụ của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
2. Các nghiệp vụ của kế toán mua hàng
Nghiệp vụ mua hàng
Khi doanh nghiệp tiến hành nhập hàng, bộ phận kế toán thực hiện các bút toán hạch toán dựa vào hóa đơn mua, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan. Có 3 trường hợp sau:
Trường hợp 1: Doanh nghiệp đã nhận đủ hóa đơn và hàng về nhập kho khi mua hàng
Nợ tài khoản 156 - Tổng giá trị hàng mua nhập kho.
Nợ tài khoản 153 - Tổng giá trị bao bì đóng gói tính riêng nhập kho (trường hợp có)
Nợ tài khoản 1331 - Thuế giá trị gia tăng, thường là 10%
Có các tài khoản 331, 111 và 112…- Tổng trị giá phải chi trả cho đơn vị cung cấp
Khi thực hiện thanh toán tiền cho đơn vị cung ứng:
Nợ tài khoản 331
Có tài khoản 111 (nếu doanh nghiệp trả tiền mặt), tài khoản 112 (nếu doanh nghiệp chuyển khoản ngân hàng)
Trường hợp 2: Doanh nghiệp đã nhận hóa đơn mua hàng, tuy nhiên hàng hóa vẫn đang trên đường giao đến:
Nợ tài khoản 151 - Tổng giá trị hàng hóa mua đang đi đường giao đến
Nợ tài khoản 153 - Tổng giá trị bao bì đóng gói tính riêng cho hàng hóa mua đang đi đường giao đến (nếu có)
Có các tài khoản 331, 111 và 112
Bút toán thực hiện khi doanh nghiệp thanh toán tiền cho đơn vị cung ứng:
Nợ tài khoản 331
Có tài khoản 111 (nếu doanh nghiệp trả tiền mặt), tài khoản 112 (nếu doanh nghiệp chuyển khoản
Khi hàng hóa đã đã đến và nhập kho, kế toán thực hiện bút toán:
Nợ tài khoản 156
Có tài khoản 151
Trường hợp 3: Hàng hóa nhập đã về nhưng hóa đơn mua hàng chưa có, bộ phận kế toán hạch toán tạm thời như sau:
Nợ tài khoản 156 - Tổng giá trị hàng hóa nhập kho.
Nợ tài khoản 153 - Tổng giá trị bao bì đóng gói tính riêng nhập kho (trong trường hợp có)
Nợ tài khoản 1331 - Thuế giá trị gia tăng, thường được tính là 10%
Có tài khoản 331, 111 và 112
Khi hóa đơn về, kế toán viên tiếp tục thực hiện hạch toán tùy theo các trường hợp dưới đây:
Trường hợp giá mua hàng hóa = giá tạm tính
Nợ tài khoản 133
Có tài khoản 111, 112, 331 Số lượng hàng hóa mua* Giá mua * Thuế suất
Trường hợp giá mua < giá tạm tính
+ Phản ánh thuế
Nợ tài khoản 133
Có tài khoản 111, 112 và 331 Số lượng hàng mua * Giá mua * Thuế suất
+ Chỉnh sửa giảm
Nợ tài khoản 111, 112 và 331
Có tài khoản 156 số lượng * (giá tạm tính – giá mua hàng hóa)
Trường hợp giá mua > giá tạm tính
+ Phản ánh thuế
Nợ tài khoản 133
Có tài khoản 111, 112 và 331 Số lượng hàng mua * Giá mua hàng hóa * Thuế suất
+ Chỉnh sửa tăng
Nợ tài khoản 156 số lượng * (giá mua hàng hóa – giá tạm tính)
Có tài khoản 111, 112 và 331
Bên cạnh việc phản ánh giá trị hàng hóa thì kế toán mua hàng cũng phải thực hiện các nghiệp vụ mua hàng phát sinh khác liên quan như: vận chuyển, mất mát,… Kế toán viên thực hiện hạch toán vào giá trị mua hàng như sau:
Nợ tài khoản 156 - Tập hợp chi phí thu mua hàng hóa liên quan.
Nợ tài khoản 1331 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
Có các tài khoản 331, 111 và 112 – Tổng giá trị thực hiện thanh toán
+ Hạch toán nghiệp vụ trả hàng hóa cho đơn vị cung cấp
Trường hợp doanh nghiệp xuất kho trả hàng hóa thì kế toán viên tiến hành thực hiện hạch toán ngược so với lúc thực hiện nghiệp vụ nhập kho:
Nợ tài khoản 331, 111 và112
Có tài khoản 1561
Có tài khoản 1331
Kế toán viên ghi lại thu lại tiền (trường hợp có)
Nợ tài khoản 111,112
Có tài khoản 331
+ Hạch toán Nghiệp vụ chiết khấu thương mại hưởng từ đơn vị cung cấp:
Trường hợp tổng giá trị trên hóa đơn giá trị gia tăng của lô hàng hóa là giá bán đã gồm cả chiết khấu thương mại. Nhà cung cấp thực hiện giảm giá hàng hóa ngay khi doanh nghiệp mua hàng thì bên mua ghi nhận:
Nợ tài khoản 156 - Tổng giá trị hàng hóa mua nhập kho
Nợ tài khoản 1331 - Thuế giá trị gia tăng
Có tài khoản 111, 112 và 331 - Số tiền thể hiện trên hóa đơn
Trường hợp tổng giá trị trên hóa đơn giá trị gia tăng của lô hàng hóa là số lượng * (giá tạm tính - giá mua hàng). Nhà cung cấp chọn phương thức giảm giá khác, bên mua hàng ghi nhận:
Đơn vị cung cấp cung cấp chiết khấu thương mại và giảm trừ vào tiền nợ phải trả của doanh nghiệp hoặc trả lại tiền cho DN, kế toán thực hiện nghiệp vụ ghi:
Nợ tài khoản 111, 112 và 331
Có tài khoản 1561
Có tài khoản 1331
Đơn vị cung cấp cung cung cấp chiết khấu thương mại và trị giá chiết khấu dẫn đến việc giảm Tổng giá vốn hàng bán, giá trị sản phẩm tồn kho, giảm chi các loại, kế toán DN bên hàng ghi nhận:
>> Giảm Tổng giá vốn hàng bán:
Nợ tài khoản 331, 111 và 112 - Tổng số tiền chiết khấu thương mại
Có tài khoản 632 - Giảm giá vốn hàng hóa bán
Có tài khoản 1331 - Giảm thuế giá trị gia tăng
>> Giảm tổng giá trị hàng tồn kho:
Nợ tài khoản 331, 111 và 112 - Tổng số tiền chiết khấu thương mại
Có tài khoản 156 - Giảm giá trị hàng hóa tồn kho
Có tài khoản 1331 - Giảm thuế giá trị gia tăng
>> Giảm các loại chi phí khác:
Nợ tài khoản 331, 111 và 112 - Tổng số tiền chiết khấu thương mại
Có tài khoản 154, 241, 642… - Giảm chi phí tương đương khác
Có tài khoản 1331 - Giảm thuế giá trị gia tăng
Dịch vụ kế toán nội bộ
Tư vấn quy trình quản lý
Xử lý số liệu kế toán, xây dựng báo cáo tài chính
3. Xác định thời điểm mua hàng
Thời điểm xác định mua hàng là thời gian chuyển đổi quyền sở hữu của hàng hóa khi thực hiện một nghiệp vụ mua hàng.
Có 2 cách thức mua hàng mà doanh nghiệp áp dụng khi xác định thời điểm mua hàng:
- Mua hàng theo cách thức giao hàng trực tiếp: Bên mua cử đại diện đến bến bán để nhận hàng hóa và bên mua tự chịu trách nhiệm về vận chuyển hàng hóa. Thời điểm xác định hàng mua trong trường hợp này là khi đã hoàn tất thủ tục giao nhận hàng hóa, bên mua chấp nhận thanh toán hoặc đã thực hiện thanh toán tiền cho đơn hàng này.
- Mua hàng theo cách thức vận chuyển hàng: Người bán vận chuyển hàng đến cho bên mua như quy định trong hợp đồng đã ký kết. Thời điểm xác định hàng hóa là lúc bên mua nhận được hàng và thanh toán hoặc chấp nhận thực hiện thanh toán tiền hàng
Đọc thêm: 10 điều phải biết khi bắt đầu hành nghề kế toán bán hàng
4. Hướng dẫn cách xác định giá trị hàng mua
Công thức xác định giá trị mua hàng:
Giá trị thực tế hàng nhập kho = Giá trị thể hiện trên hóa đơn + Thuế không hoàn lại (trường hợp có) + Chi phí thu mua - Các khoản giảm trừ khác (như: giảm giá hàng hóa mua, chiết khấu thương mại và hàng hóa mua trả lại)
Lưu ý:
- Trường hợp DN mua hàng hóa có kèm theo phụ tùng để thay thế khi hư hỏng thì kế toán phải thực hiện ghi nhận riêng loại phụ tùng thay thế đó dựa theo giá trị phù hợp
- Giá trị nhập kho của hàng hóa này sẽ không bao gồm sản phẩm, hàng hóa, phụ kiện thay thế
5. Cách định khoản nghiệp vụ kế toán mua hàng
Kế toán viên cần biết những nghiệp vụ định khoản có liên quan tới kế toán mua hàng như sau:
Khi thực hiện mua vật liệu, công cụ, vật dụng, hàng hóa để nhập kho, trường hợp chưa thanh toán, ghi nhận nghiệp vụ:
Nợ tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ tài khoản 153 – Vật dụng, công cụ
Nợ tài khoản 156 – Hàng hoá
Có tài khoản 331 – Phải trả người bán.
Nếu phát sinh chi phí thu mua thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi NH hoặc tạm ứng có liên quan đến những đối kế tượng trên, ghi nhận nghiệp vụ:
Nợ tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ tài khoản 153 – Vật dụng, công cụ
Nợ tài khoản 156 – Hàng hoá
Có tài khoản 111, 112, 141.
Cách định khoản nghiệp vụ kế toán mua hàng
Khi mua vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, tài sản cố định thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, ghi nhận nghiệp vụ:
Nợ tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ tài khoản 153 – Vật dụng, công cụ
Nợ tài khoản 156 – Hàng hoá
Nợ tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình
Có tài khoản 111, 112.
Các chi phí bán hàng hóa phát sinh trong kỳ, ghi nhận nghiệp vụ:
Nợ tài khoản 64 1 – Chi phí bán hàng
Có tài khoản 334 – Phải trả công nhân viên
Có tài khoản 338 – Phải trả phải nộp khác
Có tài khoản 152 – Nguyên vật liệu
Có tài khoản 153 – Vật dụng, công cụ
Có tài khoản 142 – Chi phí đã trả trước
Có tài khoản 214 – Hao mòn TSCĐ
Có tài khoản 331 – Phải trả người bán
Có tài khoản 111 – Tiền mặt
Có tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có tài khoản 335 – Chi phí cần thanh toán.
Các chi phí quản lý DN phát sinh trong kỳ, ghi nhận nghiệp vụ:
Nợ tài khoản 642 – Chi phí quản lý DN
Có tài khoản 334 – Phải trả công nhân viên
Có tài khoản 338 – Phải trả phải nộp khác
Có tài khoản 152 – Nguyên vật liệu
Có tài khoản 153 – Vật dụng, công cụ
Có tài khoản 142 – Chi phí đã trả trước
Có tài khoản 214 – Hao mòn TSCĐ
Có tài khoản 331 – Phải trả người bán
Có tài khoản 111 – Tiền mặt
Có tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có tài khoản 335 – Chi phí cần phải thanh toán.
Doanh nghiệp xuất kho hàng hóa để gửi đi cho bên bán theo cách thức gửi bán, ghi nhận nghiệp vụ:
Nợ tài khoản 157 – Hàng hóa gửi đi bán cho bên mua
Có tài khoản 156 – Hàng hoá.
Khi sản phẩm, hàng hóa gửi đi bán đã được bán ra, ghi nhận nghiệp vụ:
(1) Nợ tài khoản 111 – Tiền mặt
Nợ tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng
Nợ tài khoản 131 – Phải thu của KH
Có tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng.
(2) Nợ tài khoản 632 – Tổng giá vốn hàng bán
Có tài khoản 157 – Hàng hóa gửi đi bán.
Khi thực hiện bán hàng hóa theo cách thức bán hàng trực tiếp, ghi nhận nghiệp vụ:
(1) Nợ tài khoản 111 – Tiền mặt
Nợ tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng
Nợ tài khoản 131 – Phải thu của KH
Có tài khoản 51 1 – Doanh thu bán hàng.
(2) Nợ tài khoản 632 – Tổng giá vốn hàng bán
Có tài khoản 156 – Hàng hoá
Khi chấp nhận thỏa thuận về chiết khấu thanh toán do bên mua trả tiền đúng hạn để được nhận chiết khấu, ghi nhận nghiệp vụ:
Nợ tài khoản 111 – Tiền mặt
Nợ tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có tài khoản 131 – Phải thu của KH
Trường hợp bên mua bắt buộc phải giảm giá cho khách hàng vì chất lượng sản phẩm kém, không đúng thỏa thuận…, ghi nhận nghiệp vụ:
Nợ tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán.
Có tài khoản 131 – Phải thu của KH
Khi hàng hóa đã bán bị trả lại vì một lý do khách quan hoặc chủ quan nào đó, ghi nhận nghiệp vụ:
(1) Nợ tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại
Có tài khoản 131 – Phải thu của KH
(2) Nợ tài khoản 156 – Hàng hoá
Có tài khoản 632 – Tổng giá vốn hàng bán.
Cuối kỳ, thực hiện nghiệp vụ phân bổ chi phí thu mua hàng cho số lượng hàng đã bán trong kỳ, ghi nhận nghiệp vụ:
Nợ tài khoản 632 – Tổng giá vốn hàng bán
Có tài khoản 156 – Hàng hóa – phần chi phí thu mua:
Kết chuyển các khoản chiết khấu khi bán hàng hóa, khoản giảm giá hàng bán khác phát sinh trong kỳ, ghi nhận nghiệp vụ:
Nợ tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng
Có tài khoản 521 – Chiết khấu bán hàng
Có tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán
Có tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại.
Kết chuyển doanh thu thuần để thực hiện tính lãi (lỗ), ghi nhận nghiệp vụ:
Nợ tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng
Có tài khoản 911 – Xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Kết chuyển giá vốn bán hàng hóa phát sinh trong kỳ, ghi nhận nghiệp vụ:
Nợ tài khoản 911 – Xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Có tài khoản 632 – Tổng giá vốn hàng bán.
Kết chuyển chi phí bán hàng, quản lý DN phát sinh trong kỳ, ghi nhận nghiệp vụ:
Nợ tài khoản 911 – Xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Có tài khoản 641 – Chi phí bán hàng hóa
Có tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trường hợp doanh thu thuần cao hơn các chi phí được trừ thì kế toán viên tiến hành kết chuyển lãi, ghi nhận nghiệp vụ:
Nợ tài khoản 911 – Xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Có tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối.
Ngược lại, kế toán viên thực hiện kết chuyển lỗ, ghi nhận nghiệp vụ:
Nợ tài khoản 421 – Lợi nhuận chưa phân phối
Có tài khoản 911 – Xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Tham khảo: Dịch vụ kế toán là gì? 5 công việc của kế toán dịch vụ phải biết
6. Một số yêu cầu với công việc kế toán mua hàng
Kế toán mua hàng đóng vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Do đó, người kế toán có thể đảm nhiệm được vai trò này cần phải đáp ứng được yêu cần thiết. Vậy, yêu cầu đối với kế toán viên khi đảm nhiệm vị trí kế toán mua hàng là gì?
Có thể bao gồm một số yêu cầu dưới đây:
- Kế toán viên phải kỹ năng chuyên môn cao trong lĩnh vực
- Có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực
- Tỉ mỉ khi thực hiện công việc
Bài viết trên, EcomTax đã chia sẻ cho bạn biết kế toán mua hàng là gì? Vai trò của nghiệp vụ này đối với doanh nghiệp. Bên cạnh đó chúng tôi cũng hướng dẫn thực hiện những nghiệp vụ liên quan đến kế toán mua hàng. Đăng ký để đọc được nhiều bài viết hữu ích. Cảm ơn các bạn đã đọc!
ECOMTAX - ĐẠI LÝ THUẾ UY TÍN
TUÂN THỦ, TẬN TÂM, TỐI ƯU
Dịch vụ kế toán, thuế cho TMĐT
Dùng thử miễn phí
