10 điều phải biết khi bắt đầu hành nghề kế toán bán hàng

3. Mô tả chi tiết công việc của kế toán bán hàng

Công việc của kế toán bán hàng bao gồm nhiều nhiệm vụ chi tiết và đa dạng, đòi hỏi sự chính xác và cập nhật thông tin liên tục, thường tập trung vào các nhiệm vụ ghi chép hóa đơn và quản lý tiền thu chi trong bán hàng. Tuy nhiên, cụ thể công việc và phân bổ trách nhiệm có thể khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Một số công việc cụ thể của một kế toán bán hàng theo ngày, tháng, kỳ như sau:

Công việc hằng ngày

• Ghi nhận hóa đơn: Thu thập, ghi nhận chứng từ (bảng báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho)
• Kiểm tra hóa đơn: Đảm bảo số lượng, giá bán sản phẩm theo quy định
• Quản lý chứng từ: Lưu trữ, sắp xếp hợp lý chứng từ, sổ sách liên quan đến bán hàng
• Đảm bảo bán hàng theo quy định, ghi nhận doanh thu phù hợp
• Ghi nhận số tiền nợ, theo dõi thời hạn thanh toán, đôn đốc thu hồi
• Đảm bảo tuân thủ quy trình, quy định của doanh nghiệp
• Hỗ trợ công việc, liên kết số liệu với các bộ phận khác
• Phân loại chứng từ, ghi nhận vào sổ sách
• Tính toán doanh thu, thuế VAT
• Đối chiếu số liệu xuất kho, tồn kho

Công việc hàng tháng

• Tính toán giá vốn hàng bán
• Tính toán doanh thu, thuế GTGT theo nhóm hàng, đơn vị
• Hỗ trợ lập, kiểm tra bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra
• Lập báo cáo bán hàng, doanh thu, lãi gộp, công nợ phải thu, tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng.

Công việc cuối kỳ

• Tổng hợp thông tin chi phí bán hàng
• Cung cấp thông tin chi phí bán hàng cho phòng kế toán
• Cung cấp thông tin bán hàng, doanh số cho ban giám đốc
• Tham mưu cho ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến bán hàng
• Phối hợp với các phòng ban khác
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu

Lưu ý

• Công việc cụ thể có thể khác nhau tùy theo doanh nghiệp
• Kế toán bán hàng cần kiến thức chuyên môn về kế toán, tài chính, hoạt động bán hàng
• Kỹ năng sử dụng thành thạo phần mềm kế toán là cần thiết
• Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm cao là phẩm chất quan trọng.

Ngoài ra, kế toán bán hàng có thể tham gia:

• Nghiên cứu thị trường, đánh giá tiềm năng khách hàng
• Xây dựng chính sách tín dụng bán hàng
• Đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả bán hàng.

Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng, góp phần đảm bảo hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần quan tâm đào tạo, phát triển đội ngũ kế toán bán hàng chuyên nghiệp để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Tổng hợp lại một số công việc chính của kế toán bán hàng như sau:

• Kế toán bán hàng phải lập hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, và cập nhật thông tin chi tiết trên hóa đơn như số lượng sản phẩm, đơn giá, thuế GTGT và giá trị đơn hàng
• Cập nhật thông tin giao nhận hàng hóa hàng ngày, bao gồm số lượng sản phẩm, giá cả, khách hàng, đơn vị giao hàng và địa điểm giao hàng
• Tập hợp các hóa đơn bán hàng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin
• Tính tổng giá trị hàng đã bán, thuế GTGT trong ngày và cập nhật vào bảng kê chi tiết
• Tính toán và phản ánh chính xác giá trị doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra của từng nhóm hàng, từng hóa đơn khách hàng, từng đơn vị trực thuộc
• Chuẩn bị các báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu, lợi nhuận và khoản phải thu, để cung cấp thông tin chính xác về tình hình kinh doanh của công ty
• Theo dõi tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách hàng còn nợ theo chi tiết khách hàng, giá trị đơn hàng và thời hạn trả nợ
• Sử dụng các phương pháp phân tích để đề xuất các biện pháp cải thiện hiệu quả chi phí và tăng doanh số bán hàng

Mô tả chi tiết công việc của kế toán bán hàng

Đọc thêm: TOP 6 mẫu báo cáo kế toán bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

4. Kiến thức và kỹ năng cần thiết của nhân viên kế toán bán hàng

Nhân viên kế toán cần nắm quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng:

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh được tính bằng cách trừ doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng từ giá vốn hàng bán và chi phí hàng bán.

Kết quả hoạt động kinh doanh = Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả khác – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Trong đó:

• Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Doanh thu thuần (bán hàng, cung cấp dịch vụ) – Giá vốn hàng bán – Chi phí hàng bán;
• Kết quả hoạt động tài chính = Doanh thu (hoạt động tài chính) – Chi phí (hoạt động tài chính);
• Kết quả hoạt động khác = Các khoản thu nhập khác – Chi phí khác – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp

Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng đòi hỏi nhân viên kế toán phải đáp ứng đủ 5 điều kiện sau:

• Chuyển giao rủi ro và lợi ích: Doanh nghiệp đã chuyển giao rủi ro và các lợi ích từ sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng.
• Lợi ích kinh tế: Doanh nghiệp đã thu được lợi ích kinh tế từ việc bán hàng.
• Xác định doanh thu: Doanh nghiệp đã xác định và có độ chắc chắn về khoản doanh thu.
• Chủ sở hữu hàng hóa: Doanh nghiệp không còn là chủ sở hữu của hàng hóa đã bán.
• Xác định chi phí liên quan: Doanh nghiệp đã xác định được các khoản chi phí giao dịch bán hàng.

Kiến thức và kỹ năng cần thiết của nhân viên kế toán bán hàng

Các chứng từ thường được sử dụng trong quá trình kế toán bán hàng bao gồm:

• Hóa đơn GTGT: Mẫu 01 GTKT-3LL.
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03 - VT và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Mẫu số 02 - VT.
• Phiếu thu: Mẫu số 01 - TT.
• Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 - TT.
• Bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ và báo cáo bán hàng, .
• Giấy nộp tiền, bảng kê nhận hàng, thẻ quầy hàng và thanh toán hàng ngày.
• Các chứng từ kinh doanh của doanh nghiệp.

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng được thực hiện như sau:

Lập hóa đơn bán hàng: Kế toán bán hàng chịu trách nhiệm lập khi có hóa đơn chứng từ phát sinh. Hóa đơn có 3 liên: liên 1 lưu lại tại gốc quyển hóa đơn, liên giao cho khách hàng, liên 3 do doanh nghiệp giữ lại.

• Trường hợp 1: Khách hàng nhận nợ, kế toán bán hàng sẽ lập biên bản giao nhận và xác nhận nợ. Chứng từ được lập thành 3 liên: liên 1 dùng để xuất hàng ra khỏi kho, liên 2 cho khách hàng, và liên 3 được lưu lại trong quyển chứng từ.
• Trường hợp 2: Thanh toán tiền mặt, kế toán cần lập phiếu thu và chia thành 3 liên: liên 1 thủ quỹ giữ, liên 2 là bản sao lưu lại tại nơi lập phiếu, liên 3 đưa người nộp tiền.
• Trường hợp 3: Thanh toán chuyển khoản, doanh nghiệp sẽ nhận giấy báo có về khoản tiền thanh toán đó.

Tổng cộng, trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng bao gồm lập hóa đơn bán hàng, lập biên bản giao nhận hàng và xác nhận nợ (trường hợp khách hàng nhận nợ), lập phiếu thu (trường hợp thanh toán tiền mặt), và nhận giấy báo có (trường hợp thanh toán chuyển khoản).

5. Quy trình làm việc nhân viên kế toán bán hàng

Quy trình làm việc của nhân viên kế toán bán hàng:

Bước 1: Tiếp nhận và ghi chép đơn đặt hàng: Kế toán bán hàng sẽ nhận đơn đặt hàng trực tiếp từ nhân viên hoặc phòng kinh doanh, sau đó ghi chép và sắp xếp đơn hàng.

Bước 2: Kiểm tra và xử lý tồn kho có đáp ứng đủ số lượng và chủng loại theo yêu cầu đơn hàng của khách hàng hay không. Nếu không đủ hàng, kế toán bán hàng phải thông báo lại cho khách hàng. Nếu có đủ hàng, kế toán bán hàng sẽ gửi phiếu yêu cầu xuất kho đến thủ kho để thủ kho tiến hành thủ tục xuất hàng.

Bước 3: Xuất hóa đơn và tài liệu liên quan: Kế toán bán hàng sẽ xuất hóa đơn bán hàng kèm theo biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho. Các tài liệu này được gửi cho nhân viên bán hàng để hoàn thành quá trình giao hàng cho khách.

Bước 4: Ghi nhận vào sổ sách: Sau khi hoàn thành các thủ tục, kế toán bán hàng phải phản ánh các giao dịch bán hàng vào sổ tổng hợp và các sổ chi tiết tương ứng để ghi nhận nghiệp vụ. Thông qua ghi nhận, doanh nghiệp có thể theo dõi và tổng hợp thông tin về doanh thu, chi phí bán hàng liên quan.

Tham khảo: Cách hạch toán nghiệp vụ bán hàng trên Excel cho mọi kế toán

6. Quyền hạn của kế toán bán hàng

Quyền hạn của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp là những quyền và trách nhiệm mà họ có để thực hiện và quản lý các hoạt động kế toán liên quan đến bán hàng.

Yêu cầu điều chỉnh, thay đổi hoặc hủy bỏ hóa đơn: Kế toán bán hàng có quyền yêu cầu thực hiện các điều chỉnh, sửa đổi hoặc hủy bỏ hóa đơn khi có những sai sót, lỗi hoặc thông tin không chính xác.

Giải quyết hóa đơn không hợp lệ: Kế toán bán hàng có trách nhiệm đưa ra các biện pháp phù hợp để giải quyết các trường hợp hóa đơn không hợp lệ. Tìm hiểu nguyên nhân, điều tra và xử lý để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật.

Quyền hạn của kế toán bán hàng

Đề xuất trực tiếp trường hợp thanh toán: Trong trường hợp gặp khó khăn hoặc mâu thuẫn với trưởng ban kế toán, kế toán bán hàng có quyền đề xuất trực tiếp các trường hợp thanh toán để các vấn đề liên quan đến thanh toán được giải quyết linh hoạt và kịp thời.

Nhận sự phân chia và giám sát từ kế toán trưởng: Nhân viên kế toán bán hàng cần nhận sự hỗ trợ, phân công công việc và giám sát chặt chẽ từ kế toán trưởng hoặc người có trách nhiệm cao hơn trong lĩnh vực kế toán. Khi có quản lý và giám sát theo cấp, công việc sẽ hiệu quả, đạt được tính chính xác và tuân thủ quy trình kế toán.

Xem thêm: Nghiệp vụ kế toán bán hàng theo Thông tư 200 mới nhất

7. Nghiệp vụ kế toán bán hàng phải biết

Các trường hợp bán hàng và ghi nhận hạch toán

(1) Bán hàng theo đơn đặt hàng, bán hàng theo hợp đồng, bán theo giá, khách hàng mua tại kho hoặc cửa hàng thì sẽ ghi nhận doanh thu:

Nợ Tài khoản 111, 131
Có Tài khoản 511, Tài khoản 3331
Phát sinh bút toán ghi nhận số vốn hàng hoá:

Nợ: Tài khoản 632 (Giá vốn hàng bán)
Có: Tài khoản 155, Tài khoản 156

(2) Bán hàng có chiết khấu thương mại

Trường hợp giá bán trên hóa đơn GTGT là giá không bao gồm chiết khấu thương mại cho khách hàng, tổng thanh toán đã có thuế GTGT thì kế toán thực hiện ghi nhận doanh thu:

Nợ: Tài khoản 111, 131
Có: Tài khoản 511, Tài khoản 3331
Phát sinh bút toán ghi nhận số vốn hàng hoá

Nợ: Tài khoản 632
Có: Tài khoản 155, Tài khoản 156

Nếu kế toán lập hóa đơn điều chỉnh để tính chiết khấu thương mại cho khách hàng:

Nợ: Tài khoản 521 (theo thông tư 200), 511 (theo thông tư 133), Tài khoản 3331
Có: Tài khoản 131, 111, 112

Nghiệp vụ kế toán bán hàng phải biết

(3) Bán hàng khuyến mãi

Bán khuyến mãi không kèm điều kiện (quảng cáo không mất phí, xuất sản phẩm, hàng khuyến mãi, có đăng ký chương trình khuyến mãi với Sở Công thương thì đơn vị xuất hóa đơn GTGT giá thuế = 0)

Nợ: Tài khoản 641 (theo thông tư 200), Tài khoản 6421 (theo thông tư 133)
Có: Tài khoản 155, Tài khoản 156

Bán khuyến mại không kèm điều kiện (quảng cáo không thu phí, xuất sản phẩm, hàng khuyến mãi, không đăng ký chương trình khuyến mãi với Sở Công thương thì phải kê khai, tính nộp thuế)

Nợ: Tài khoản 641 (theo thông tư 200), Tài khoản 6421 (theo thông tư 133)
Có: Tài khoản 155, Tài khoản 156, Tài khoản 3331

(4) Bán hàng có trả góp

Ghi nhận doanh thu (theo phần trả góp)

Nợ: Tài khoản 131, 112
Có: Tài khoản 511, Tài khoản 3331
Ghi nhận công nợ khách hàng (theo phần đã trả góp)

Nợ: Tài khoản 131, 112
Có: Tài khoản 1311, Tài khoản 1312

(5) Bán hàng cho cơ quan, đơn vị sự nghiệp, đơn vị kinh tế có vốn nhà nước

Ghi nhận doanh thu

Nợ: Tài khoản 111, 131
Có: Tài khoản 511, Tài khoản 3331

Ghi nhận công nợ đối tác

Nợ: Tài khoản 331, Tài khoản 3311
Có: Tài khoản 131, Tài khoản 112

(6) Bán hàng xuất khẩu

Ghi nhận doanh thu (không kèm thuế GTGT)

Nợ: Tài khoản 111, 131
Có: Tài khoản 511, Tài khoản 3331

Ghi nhận công nợ khách hàng xuất khẩu

Nợ: Tài khoản 331, Tài khoản 3311
Có: Tài khoản 131, Tài khoản 112

Xem thêm: Kế toán mua hàng là gì? Các nghiệp vụ của kế toán mua hàng

8. Chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán bán hàng hiệu quả

Để thực hiện công việc kế toán bán hàng, bạn cần tích lũy các kỹ năng và kinh nghiệm quan trọng:

• Cập nhật và kiểm tra thông tin bán hàng, bao gồm giá cả, hợp đồng, thông tin khách hàng, và các điều khoản giao dịch. Điều này giúp bạn xác định chính xác số lượng và giá trị hàng hóa được bán.
• Quản lý hóa đơn và chứng từ: Lưu trữ và sắp xếp hóa đơn, chứng từ giúp tổ chức dễ dàng truy xuất lại khi cần thiết.
• Bảng báo giá cho khách hàng, phân loại khách hàng để đưa ra mức giá ưu đãi phù hợp cho từng khách hàng.
• Quản lý thông tin khách hàng: Đảm bảo rằng thông tin về khách hàng trong sổ sách và chứng từ là đầy đủ, chính xác và được bảo mật. Điều này giúp bạn theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng, quản lý công nợ và xử lý các vấn đề liên quan đến khách hàng một cách hiệu quả.
• Ghi nhận thu chi và tạm ứng chi tiết và rõ ràng kèm theo hóa đơn liên quan
• Kiểm tra số liệu và trùng khớp và liên kết với các bộ phận kế toán khác trong doanh nghiệp để phát hiện và khắc phục các sai sót hoặc không trùng khớp trong quá trình ghi nhận giao dịch.

9. Một số câu hỏi phỏng vấn kế toán bán hàng thường gặp mà bạn nên biết:

• Vui lòng giới thiệu về bản thân và kinh nghiệm của bạn trong lĩnh vực kế toán bán hàng?
• Bạn đã tìm hiểu về công ty chúng tôi chưa? Tại sao bạn quyết định ứng tuyển vào vị trí kế toán bán hàng ở công ty này?
• Theo bạn, khó khăn lớn nhất khi làm kế toán bán hàng là gì?
• Bạn đã sử dụng những phần mềm kế toán bán hàng nào? Nếu đã từng sử dụng, hãy nêu các ưu điểm và nhược điểm bạn đã gặp phải khi sử dụng.
• Theo bạn, để trở thành một nhân viên kế toán bán hàng giỏi, cần có những kỹ năng gì?
• Bạn mong muốn mức lương bao nhiêu khi làm trong vị trí này? Đây là câu hỏi thường được đặt ra để đánh giá mong đợi về mức thu nhập của bạn.
• Làm thế nào để bạn đảm bảo bạn làm việc không bỏ sót các chi tiết và đảm bảo tính chính xác của các hợp đồng, hóa đơn và chứng từ liên quan?
• Bạn đã từng thực hiện những loại báo cáo kế toán và tài chính nào trong quá trình làm việc?

Lưu ý rằng câu hỏi phỏng vấn có thể thay đổi tùy theo từng công ty và người phỏng vấn, vì vậy hãy chuẩn bị sẵn sàng và cân nhắc trả lời một cách tự tin và chân thành.

Đọc thêm: Các câu hỏi phỏng vấn kế toán bán hàng nhất định bạn phải biết!

10. Nên chọn nghề kế toán bán hàng hay không? Mức lương nhân viên kế toán hiện nay

Việc lựa chọn nghề kế toán bán hàng phụ thuộc vào sở thích, khả năng và mục tiêu nghề nghiệp của bạn. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi quyết định có nên chọn nghề kế toán bán hàng hay không nhé!

• Bạn có hứng thú với con số, thích làm việc với các báo cáo tài chính và có khả năng phân tích dữ liệu không?
• Bạn có thích làm việc trong môi trường đòi hỏi sự chính xác và tập trung cao không?
• Nghề kế toán bán hàng thường có nhiều cơ hội thăng tiến, từ vị trí nhân viên đến quản lý và các vị trí cao hơn trong bộ phận tài chính.

Mức lương cho vị trí này có thể khá hấp dẫn và tăng theo kinh nghiệm và trình độ chuyên môn. 

• Nghề kế toán bán hàng có nhu cầu cao trên thị trường lao động, đặc biệt là trong các doanh nghiệp bán lẻ và sản xuất
• Bạn có sẵn lòng tham gia các khóa đào tạo để nâng cao kỹ năng và kiến thức không?
• Bạn có thấy mình gắn bó lâu dài với nghề này không, hay bạn chỉ xem đó là bước đệm để chuyển sang lĩnh vực khác?

Nếu bạn cảm thấy phù hợp với những yếu tố trên và có đam mê với nghề kế toán, thì nghề kế toán bán hàng có thể là một lựa chọn tốt cho sự nghiệp của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn còn phân vân, hãy tham khảo ý kiến từ những người đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực này hoặc tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia nghề nghiệp để có quyết định sáng suốt nhất.

EcomTax đã bật mí 10 điều phải biết khi bắt đầu hành nghề kế toán bán hàng. Điều quan trọng là không chỉ hiểu các khía cạnh kế toán bán hàng mà còn áp dụng chúng một cách hiệu quả trong công việc hàng ngày để đảm bảo tính chính xác và thành công trong vai trò của mình. Cảm ơn các bạn đã đọc!