Quy định mới về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh 1/6/2025

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do người bán lập bằng phương tiện điện tử và gửi cho người mua, đồng thời kết nối với cơ quan thuế. Tất cả thông tin về giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ đều được thể hiện trên hóa đơn điện tử giống như hóa đơn giấy, nhưng quy trình xử lý đã chuyển từ thủ công sang tự động và số hóa.

2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử gồm 2 loại:

Trên thực tế, hiện nay có hai loại hóa đơn điện tử chính mà hộ kinh doanh cần nắm rõ:

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
   Là loại phổ biến nhất với hộ kinh doanh. Trước khi gửi cho người mua, hóa đơn này phải được cơ quan thuế cấp mã xác thực (mã giao dịch + mã bảo mật), giúp đảm bảo tính pháp lý và minh bạch.
2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
   Chủ yếu áp dụng với doanh nghiệp có rủi ro thuế thấp, tự chịu trách nhiệm quản lý, và không cần xin mã của cơ quan thuế trước khi phát hành.

Từ ngày 01/6/2025, theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, hóa đơn điện tử không còn là “lựa chọn” mà trở thành nghĩa vụ bắt buộc với hộ kinh doanh. Nếu bạn là người bán hàng, cung cấp dịch vụ có thu nhập rõ ràng, minh bạch, thì hiểu và sử dụng đúng là cách thể hiện tính tuân thủ và chuyên nghiệp.

2. Quy định mới về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh 1/6/2025

Nếu bạn là hộ kinh doanh đang hoạt động hợp pháp, có mã số thuế và thực hiện các giao dịch bán hàng cung cấp dịch vụ, thì bạn sẽ không thể bỏ qua Thông tư 32/2025/TT-BTC, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/6/2025. Đây là một bước tiến quan trọng tiếp theo trong lộ trình số hóa quản lý thuế tại Việt Nam, đặc biệt ảnh hưởng trực tiếp đến hộ kinh doanh nhỏ lẻ những đối tượng vốn lâu nay chưa được quy định quá chặt về hóa đơn chứng từ.

2.1. Quy định mới về áp dụng hóa đơn điện tử với một số trường hợp đặc biệt từ 01/6/2025

Theo Điều 6 Thông tư 32/2025/TT-BTC, quy định áp dụng với các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp có hoạt động cung cấp dịch vụ hàng hóa thường xuyên, khối lượng lớn, cần đối soát:
  • Giao dịch sản phẩm phái sinh theo quy định của pháp luật về tổ chức tín dụng, chứng khoán, thương mại, thuế GTGT
  • Dịch vụ cung cấp suất ăn công nghiệp
  • Dịch vụ của sở giao dịch hàng hóa
  • Dịch vụ cung cấp thông tin tín dụng
  • Dịch vụ vận tải hành khách bằng xe taxi (đối tượng là khách hàng là doanh nghiệp hoặc tổ chức)
• Các tổ chức cho thuê tài chính, cho thuê tài sản thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng: 
• Khi lập hóa đơn cho thuê tài chính, tổ chức bắt buộc phải đối chiếu chính xác số thuế GTGT đầu vào và đầu ra.
• Nếu tài sản mua trong nước: cần có hóa đơn GTGT mua vào
• Nếu tài sản nhập khẩu: cần có chứng từ nộp GTGT khâu nhập khẩu

Phần hóa đơn điện tử phát hành phải thể hiện: Thuế suất ký hiệu “CTTC” - thuế suất

Lưu ý: Các trường hợp tài sản mua để cho thuê thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT hoặc không có hóa đơn GTGT, chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu thì không được thể hiện thuế GTGT trên hóa đơn khi lập.

Nếu bạn chưa quen với cách thực hiện nghĩa vụ thuế trực tuyến, hãy tham khảo thêm 7 bước nộp thuế điện tử online nhanh - đúng quy định và dễ hiểu để tránh sai sót.

2.2. Bổ sung đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Từ ngày 1/6/2025, mở rộng đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đặc biệt với các ngành nghề bán lẻ, dịch vụ tiêu dùng trực tiếp.

Cụ thể, heo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025:

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 51 có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
a) Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
b) Không bắt buộc có chữ ký số;
c) Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có các nội dung sau đây:
a) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu);
c) Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ nội dung giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng;
d) Thời điểm lập hóa đơn;
đ) Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Người bán gửi hoá đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử (tin nhắn, thư điện tử và các hình thức khác) hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hoá đơn điện tử.

Như vậy các nhóm sau đây bắt buộc phải triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối truyền dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế:

• Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên
• Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, bao gồm:
  • Trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và các loại xe động cơ khác)
  • Cơ sở kinh doanh ăn uống, nhà hàng, khách sạn
  • Dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ
  • Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, chiếu phim
  • Các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam

Những ngành nghề có đặc thù giao dịch nhanh, liên tục và chủ yếu phục vụ người tiêu dùng cuối, nên việc sử dụng máy tính tiền tích hợp hóa đơn điện tử sẽ giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác và truyền dữ liệu tức thời về cơ quan thuế.

2.3. Những trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử là một nghĩa vụ đi kèm với những tiêu chuẩn nghiêm ngặt về tuân thủ pháp luật. Từ ngày 01/6/2025, theo khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nhà nước đã chính thức bổ sung thêm nhiều trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, bên cạnh 07 trường hợp cũ được quy định tại Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Các trường hợp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới:

• Người nộp thuế (bao gồm hộ/cá nhân kinh doanh) tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo văn bản gửi cơ quan thuế. Ngoài ra, nếu hộ kinh doanh chuyển đổi từ hình thức kê khai sang thuế khoán, hoặc áp dụng phương pháp nộp thuế theo từng lần phát sinh (theo thông báo của cơ quan thuế), cũng thuộc diện tạm ngừng.
• Bị khởi tố vì hành vi sử dụng hóa đơn sai mục đích: Cơ quan chức năng (công an, viện kiểm sát, tòa án) có văn bản yêu cầu ngừng sử dụng hóa đơn đối với các trường hợp lập hóa đơn điện tử để bán khống hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Bị phát hiện vi phạm pháp luật về thuế, hóa đơn: Nếu các đơn vị bị phát hiện có hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến thuế hoặc hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ ngừng quyền sử dụng hóa đơn để phòng ngừa rủi ro tiếp diễn.
• Không còn đủ điều kiện dùng hóa đơn từ máy tính tiền: Hộ kinh doanh, doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, nhưng có thay đổi ngành nghề khiến không còn phù hợp, sẽ bị cơ quan thuế thu hồi quyền sử dụng loại hóa đơn này.
• Doanh nghiệp bị phát hiện trốn thuế hoặc mua bán hóa đơn: Trường hợp cơ quan thuế qua thanh tra kiểm tra xác định rằng doanh nghiệp có hành vi trốn thuế, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp, hoặc được thành lập với mục đích giao dịch hóa đơn khống, thì sẽ bị ngừng quyền sử dụng hóa đơn và xử lý theo quy định.
• Thuộc nhóm rủi ro thuế rất cao: Người nộp thuế thuộc nhóm có mức độ rủi ro thuế rất cao, hoặc có hành vi trốn thuế nghiêm trọng, sẽ bị đưa vào diện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quyết định của cơ quan thuế.

Để thực hiện đúng quy định, hộ kinh doanh cần biết cách lập bảng kê hóa đơn đầu vào - đầu ra, tránh sai sót trong kê khai. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn lập mẫu bảng kê hóa đơn mua vào và bán ra mới nhất để thao tác chuẩn xác.

2.4. Không còn được “hủy” hóa đơn điện tử lập sai như trước

Một trong những thay đổi đáng chú ý trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP là việc bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử đã lập sai. Trước đây, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán nếu phát hiện hóa đơn điện tử đã cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót thì được phép hủy hóa đơn và lập lại hóa đơn mới. Tuy nhiên, từ 01/6/2025, cách làm này sẽ không còn được áp dụng.

Theo quy định mới, khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử dù là đã gửi hay chưa gửi, có mã hay không có mã người bán không được hủy, mà phải xử lý bằng một trong hai cách:

(1) Lập hóa đơn điều chỉnh

Phù hợp khi sai lệch liên quan đến các thông tin như: số tiền, thuế suất, đơn giá, tên hàng hóa,... nhưng không cần thay toàn bộ hóa đơn. Hóa đơn điều chỉnh phải có ghi chú rõ ràng:

“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”

(2) Lập hóa đơn thay thế

Dùng khi thông tin bị sai lệch nghiêm trọng và cần thay toàn bộ hóa đơn cũ. Trên hóa đơn mới phải ghi rõ:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”

Trường hợp sai tên, địa chỉ người mua thì sao?: Nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua (nhưng không sai mã số thuế), người bán không cần lập hóa đơn lại. Thay vào đó, chỉ cần:

• Thông báo cho người mua về sai sót
• Gửi thông báo tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA - Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Trong thực tế, nếu trong cùng một tháng, người bán lập sai nhiều hóa đơn cho cùng một người mua, bạn được phép:

• Lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế chung
• Đính kèm bảng kê hóa đơn sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT

Đây là quy định giúp giảm tải thao tác thủ công và tránh việc lập lặp đi lặp lại.

Lưu ý: Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai và hướng xử lý. Nếu người mua là cá nhân tiêu dùng, người bán chỉ cần thông báo trực tiếp hoặc đăng thông tin trên website (nếu có). Văn bản thỏa thuận cần lưu giữ tại đơn vị để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Riêng với các doanh nghiệp trong lĩnh vực vận tải hàng không, hóa đơn cho các giao dịch đổi, hoàn vé được xem là hóa đơn điều chỉnh, không cần ghi thêm dòng chữ “điều chỉnh cho hóa đơn...” như các ngành khác. Các doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép tự lập và xuất hóa đơn điện tử trong các trường hợp đổi, hoàn chứng từ vận chuyển do đại lý đã phát hành trước đó.

2.5. Bổ sung loại hóa đơn thương mại điện tử

Một trong những điểm mới đáng chú ý trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP là việc bổ sung loại hình hóa đơn thương mại điện tử nhằm bắt kịp xu thế kinh doanh xuyên biên giới, thương mại số, đặc biệt là với các nhà cung cấp ở nước ngoài không có trụ sở tại Việt Nam.

Theo khoản 2a Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (bổ sung tại Điểm c khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn thương mại điện tử là loại hóa đơn áp dụng trong các trường hợp xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Loại hóa đơn này được sử dụng khi người bán (doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân xuất khẩu) đáp ứng đủ điều kiện kỹ thuật để chuyển dữ liệu hóa đơn qua phương thức điện tử đến cơ quan thuế, đúng theo chuẩn định dạng và nội dung bắt buộc được quy định tại Điều 10 và Điều 12 của Nghị định 123 (đã sửa đổi tại Nghị định 70).

Đối tượng áp dụng gồm:

• Các tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
• Các nhà cung cấp dịch vụ xuyên biên giới không có cơ sở thường trú tại Việt Nam
• Doanh nghiệp Việt Nam có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ

Lưu ý: Điều này đặc biệt liên quan đến các doanh nghiệp bán hàng qua sàn thương mại điện tử quốc tế, hoặc cung cấp dịch vụ số, nội dung số, phần mềm… cho khách hàng nước ngoài.

Trường hợp doanh nghiệp hoặc cá nhân chưa đáp ứng được điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế, thì vẫn có thể lựa chọn sử dụng:

• Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử
• Hóa đơn bán hàng điện tử (tùy theo loại hình và phương pháp tính thuế)

Ngoài việc xuất hóa đơn đúng quy định, việc tra cứu thông tin hóa đơn và doanh nghiệp là bước quan trọng giúp bạn xác thực tính hợp lệ, tránh dùng nhầm hóa đơn giả. Hãy lưu lại 17 trang web tra cứu thông tin thuế, hóa đơn, bảo hiểm cho doanh nghiệp để sử dụng khi cần kiểm tra hóa đơn, mã số thuế.

2.6. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử

Theo quy định hiện hành, chỉ có doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc tổ chức có quan hệ liên kết mới được ủy quyền lập hóa đơn cho bên thứ ba. Tuy nhiên, với thay đổi mới này, các hộ kinh doanh nhỏ lẻ, đặc biệt là những hộ bán hàng qua nền tảng thương mại điện tử, đại lý phân phối, hoặc có đối tác vận hành trung gian, những hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ có thêm lựa chọn giao cho bên thứ ba thực hiện xuất hóa đơn thay mặt mình (bên thứ 3 là người có liên kết với người bán) (Khoản 7 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) (sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP). 

Để được áp dụng cơ chế ủy nhiệm, hộ kinh doanh cần lưu ý:

• Có hợp đồng/thỏa thuận bằng văn bản rõ ràng với bên được ủy nhiệm
• Gửi thông báo tới cơ quan thuế theo đúng mẫu và quy trình
• Thông tin hóa đơn phải ghi rõ cả bên ủy nhiệm và bên được ủy nhiệm

 Nếu bạn là hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh chưa rành kỹ thuật, bạn hoàn toàn có thể ủy quyền cho Nhanh.vn hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử hợp lệ, chuẩn quy định theo đúng thông tư mới nhất. Dịch vụ Xuất hóa đơn điện tử của Nhanh.vn hiện đã hỗ trợ miễn phí dùng thử, tích hợp sẵn máy tính tiền, dễ dàng thao tác dù bạn chưa từng dùng phần mềm.

2.7. Các quy định khác

Một số quy định khác: 

1. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP vẫn có thể tiếp tục sử dụng sau ngày 01/6/2025, miễn là ký hiệu mẫu số và nội dung trên hóa đơn phù hợp với Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
2. Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã ký hợp đồng với Tổng cục Thuế hoặc Cục Thuế trước thời điểm Thông tư 32/2025/TT-BTC có hiệu lực sẽ tiếp tục thực hiện theo hợp đồng đã ký trước đó, không cần ký lại hợp đồng mới.
3. Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử theo quy định cũ và chuyển sang sử dụng theo quy định tại Nghị định 70. Nếu sau thời điểm này phát hiện sai sót trong chứng từ đã lập trước đó thì phải lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử mới để thay thế.
4. Các biên lai thu phí, lệ phí đang còn tồn theo Mẫu ban hành tại Thông tư 303/2016/TT-BTC vẫn được tiếp tục sử dụng. Trường hợp đã sử dụng hết, tổ chức, cá nhân phải chuyển sang áp dụng mẫu biên lai mới theo quy định tại Nghị định 11/2020/NĐ-CP hoặc Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
5. Để nâng cao ý thức tuân thủ và hạn chế thất thu thuế, Cục Thuế sẽ sử dụng dữ liệu hóa đơn điện tử để triển khai chương trình “Hóa đơn may mắn”. Một hình thức quay thưởng dành cho người tiêu dùng có thói quen yêu cầu và nhận hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ. Việc lấy hóa đơn giúp bảo vệ quyền lợi người mua và góp phần xây dựng một môi trường kinh doanh minh bạch, công bằng hơn.

3. Ảnh hưởng của quy định đến hộ kinh doanh

Việc áp dụng bắt buộc hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh từ ngày 01/6/2025 là một quy định hành chính mới tạo ra những thay đổi rõ rệt trong cách hộ kinh doanh vận hành, kê khai thuế và tương tác với cơ quan thuế.

3.1. Cơ hội

•  Minh bạch hóa doanh thu, củng cố uy tín
• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ
• Tạo nền tảng cho chuyển đổi số

3.2. Thách thức

• Chi phí đầu tư ban đầu: Đầu tư thiết bị kết nối internet, chữ ký số, phần mềm và máy tính tiền.
• Khó khăn khi chưa quen công nghệ: Nhiều hộ kinh doanh nhỏ, lớn tuổi hoặc không rành kỹ thuật cảm thấy lúng túng với việc đăng ký, sử dụng phần mềm.
• Rủi ro xử phạt nếu không tuân thủ đúng quy định: Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh không triển khai đúng việc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/6/2025 có thể bị xử phạt hành chính lên đến 10 triệu đồng tùy mức độ vi phạm. Việc chậm trễ, lập sai, không truyền dữ liệu kịp... đều có thể bị xử lý.

4. Hộ kinh doanh cần chuẩn bị những gì?

Những quy định mới sẽ thay đổi cách thức kê khai thuế và tác động trực tiếp đến hoạt động vận hành hàng ngày của các hộ cá thể. Để thích nghi kịp thời và tuân thủ đúng pháp luật, hộ kinh doanh cần chuẩn bị một cách có hệ thống. Dưới đây là những việc cần thực hiện ngay:

4.1. Trang bị phần mềm và thiết bị máy tính tiền tích hợp hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn, có khả năng kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. 

Đồng thời, nếu thuộc nhóm bắt buộc (như bán lẻ, ăn uống, vận tải...), bạn phải trang bị máy tính tiền có chức năng phát hành và truyền hóa đơn tự động, đảm bảo tuân thủ quy định và giúp bạn kiểm soát doanh thu rõ ràng, giảm sai sót khi lập hóa đơn.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là bước đệm để hộ kinh doanh hướng tới hoạt động chuyên nghiệp hơn. Trong thời đại số, bạn cũng nên hiểu rõ các quy định liên quan đến hoạt động thương mại điện tử để quản lý tài chính hiệu quả và đúng luật.

Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định từ 1/6/2025, hộ kinh doanh cần trang bị phần mềm xuất hóa đơn điện tử tích hợp máy tính tiền. Với Nhanh.vn, bạn được:
- Xuất hóa đơn tự động từ máy tính tiền
- Gửi hóa đơn qua Zalo/SMS/email cho khách
- Đồng bộ báo cáo doanh thu - thuế nhanh chóng

4.2. Chủ động tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) cho hộ và lao động (nếu có)

Cùng với việc số hóa hóa đơn, cơ quan thuế và BHXH cũng tăng cường kết nối dữ liệu để kiểm soát thu nhập và nghĩa vụ đóng góp. Do đó, nếu hộ kinh doanh có sử dụng lao động hoặc làm việc thường xuyên, hãy liên hệ cơ quan BHXH để:

• Nắm rõ tỷ lệ đóng, thủ tục đăng ký
• Lên kế hoạch tài chính phù hợp
• Tránh bị truy thu hoặc xử phạt về sau

4.3. Chuyển từ hình thức thuế khoán sang ghi sổ - kê khai minh bạch

Một thay đổi quan trọng là việc khuyến khích (và trong một số trường hợp, bắt buộc) hộ kinh doanh phải ghi chép đầy đủ doanh thu - chi phí, thay vì chỉ nộp thuế khoán như trước:

• Lưu trữ hóa đơn điện tử đầy đủ
• Ghi nhận giao dịch rõ ràng
• Có thể thuê dịch vụ kế toán hoặc phần mềm hỗ trợ kê khai thuế

Chuẩn bị cho hóa đơn điện tử không đơn giản chỉ là chuyện giấy tờ mà là một bước tiến để hộ kinh doanh hoạt động chuyên nghiệp, minh bạch và phát triển bền vững hơn trong thời đại số.

5. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

5.1. Cách sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí cho hộ kinh doanh từ 1/6/2025 là gì?

Nếu bạn là hộ kinh doanh nhỏ, có tần suất xuất hóa đơn không quá nhiều và muốn tiết kiệm chi phí, bạn hoàn toàn có thể sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử miễn phí do Tổng cục Thuế cung cấp.

• Cách 1: Sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí có mã của cơ quan thuế

• Cách 2: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí

• Cách 3: Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

5.2. Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như thế nào?

Theo Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Điều 18. Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

5.3. Không triển khai hóa đơn điện tử đúng thời hạn thì bị phạt thế nào?

Theo quy định, nếu đến sau 01/6/2025 mà bạn thuộc diện bắt buộc nhưng chưa triển khai, có thể bị xử phạt hành chính từ 2 triệu đến 10 triệu đồng, tùy mức độ vi phạm.

Chưa kể, bạn còn có thể bị đình chỉ sử dụng hóa đơn, không được kê khai chi phí hợp lệ và ảnh hưởng đến hợp tác kinh doanh. 

5.4. Hóa đơn điện tử có phải in ra giấy không?

Không bắt buộc. 

Một trong những lợi ích lớn nhất của hóa đơn điện tử là không cần in, bạn có thể gửi cho khách hàng qua email, Zalo hoặc mã QR. Tuy nhiên, nếu khách hàng yêu cầu bản in (đặc biệt trong ngành F&B, vận tải…), bạn vẫn có thể in từ file PDF của hóa đơn đã phát hành.

Quy định mới là xu hướng tất yếu trong quá trình số hóa quản lý thuế. Tôi khuyên bạn nên xem hóa đơn điện tử như một công cụ hỗ trợ lâu dài thay vì áp lực ngắn hạn. Càng làm sớm, bạn càng kiểm soát tốt tài chính và tránh sai sót.