Hướng dẫn thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân chi tiết 2025

1. Trường hợp nào cần thay đổi thông tin mã số thuế

Mã số thuế cá nhân (MST) là một định danh quan trọng được cơ quan thuế cấp cho mỗi người lao động, hộ kinh doanh hoặc cá nhân có thu nhập chịu thuế. Trong suốt quá trình sử dụng, nếu có bất kỳ thông tin nào liên quan đến danh tính bị sai lệch hoặc thay đổi, bạn bắt buộc phải cập nhật lại để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ thuế. Dưới đây là những trường hợp phổ biến nhất mà bạn cần thay đổi thông tin mã số thuế.

1.1. Sai tên, lỗi chính tả, khác ký tự trong họ tên

Một lỗi thường thấy ở những người đã đăng ký mã số thuế từ sớm - thời điểm dữ liệu dân cư chưa được đồng bộ hoàn chỉnh. Một số người bị sai ký tự trong tên (ví dụ: “Ngọc” thành Ngoc”, “Thị” thành “Thi”), hoặc thiếu dấu tiếng Việt khiến hệ thống không xác thực được với CCCD mới.

1.2. Số CCCD/CMND không khớp hoặc đã đổi sang CCCD gắn chip

Trường hợp đổi chứng minh nhân dân (CMND) sang căn cước công dân (CCCD) gắn chip là lý do phổ biến nhất khiến nhiều người phải cập nhật thông tin thuế trong năm 2025. Nhiều người không biết rằng, nếu không cập nhật CCCD mới, hệ thống thuế có thể không định danh đúng bạn, dẫn đến việc không tra cứu được MST và không kê khai thuế online được. 

1.3. Ngày tháng năm sinh bị lệch so với giấy tờ gốc

Một vài trường hợp khi đăng ký MST, ngày sinh bị nhập sai do lỗi đánh máy hoặc do dữ liệu từ cơ quan chi trả bị cũ. Dù chỉ sai một ngày, hệ thống vẫn không thể xác minh chính chủ. Đây là lỗi dễ bị bỏ qua nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của bạn.

Ví dụ: Bạn sinh ngày 05/08 nhưng hệ thống lại ghi 08/05, dẫn đến khi tra cứu thuế hoặc kê khai hoàn thuế, dữ liệu không trùng khớp, hồ sơ bị trả lại.

1.4. Thay đổi nơi làm việc, địa chỉ cư trú có liên quan đến cơ quan chi trả

Trong một số trường hợp, việc thay đổi địa chỉ thường trú, tạm trú hoặc nơi làm việc mới có thể yêu cầu bạn cập nhật thông tin đăng ký thuế. Điều này nhằm đảm bảo dữ liệu thuế cá nhân được cơ quan quản lý trực tiếp theo dõi chính xác, tránh việc kê khai sai cơ quan thuế quản lý.

1.5. Thay đổi thông tin người phụ thuộc (NPT)

Ngoài thông tin của bản thân, nếu bạn đang đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, bất kỳ thay đổi nào về họ tên, ngày sinh hoặc số giấy tờ tùy thân của người phụ thuộc cũng cần được cập nhật kịp thời.

Ví dụ: Nếu bạn đăng ký giảm trừ thuế cho con nhưng bé mới được cấp CCCD 12 số, bạn cần thực hiện thay đổi thông tin mã số thuế để dữ liệu mới đồng bộ với hệ thống quản lý thuế.

Như bạn thấy, có rất nhiều tình huống phát sinh khiến thông tin mã số thuế cá nhân cần được cập nhật lại. Việc nhận diện đúng vấn đề là bước đầu tiên quan trọng để tránh các lỗi phát sinh khi kê khai thuế hoặc làm thủ tục hành chính. Ở phần tiếp theo, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân năm 2025 theo từng phương pháp cụ thể, từ online đến trực tiếp tại cơ quan thuế.

Việc thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân thường phát sinh khi người nộp thuế thay đổi địa chỉ, số CCCD hoặc thông tin đăng ký kinh doanh. Hãy xem ngay 09 trường hợp cần phải thay đổi đăng ký kinh doanh để đảm bảo hồ sơ thuế được cập nhật đúng quy định.

Nếu bạn đang gặp lỗi thông tin mã số thuế cá nhân như sai họ tên, CMND/CCCD, nơi làm việc hoặc người phụ thuộc, đừng tự xử lý nếu chưa chắc chắn. Ecomtax.vn cung cấp dịch vụ tư vấn & xử lý thay đổi mã số thuế cá nhân đúng quy định, cam kết chuẩn hồ sơ, đúng quy trình, không bị trả về.

2. Hướng dẫn thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân 2025

Khi đã xác định rõ thông tin mã số thuế cá nhân của bạn bị sai hoặc cần cập nhật, bước tiếp theo là lựa chọn phương thức điều chỉnh phù hợp.

Tùy vào điều kiện và thói quen sử dụng công nghệ, bạn có thể thực hiện thay đổi thông tin qua 3 cách phổ biến: trực tuyến, qua cơ quan chi trả thu nhập, hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế. Tôi sẽ hướng dẫn cụ thể từng phương án, đi kèm lưu ý thực tế để bạn có thể áp dụng dễ dàng nhất.

Cách 1: Thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân online

Trường hợp 1: Đăng nhập qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

• Bước 1: Truy cập https://dichvucong.gov.vn
• Bước 2: Tìm kiếm thủ tục hành chính “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” hoặc truy cập trực tiếp tại link này

• Bước 3: Chọn Nộp trực tuyến và đăng nhập bằng tài khoản Định danh điện tử VNeID hoặc tài khoản Cổng DVC
• Bước 4: Hệ thống sẽ định tuyến sang Cổng Thuế điện tử của Tổng cục Thuế để thực hiện các bước giống như đăng nhập trực tiếp tại Cổng Tổng cục Thuế (xem mục tiếp theo)

Trường hợp 2: Đăng nhập trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế

• Bước 1: Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn

• Bước 2: Chọn mục Cá nhân → Đăng nhập và Nhập bằng tài khoản Thuế điện tử hoặc VNeID đã được cấp

2.1. Thay đổi thông tin đăng ký thuế của NNT:

• Bước 3: Tại thanh chức năng, chọn Đăng ký thuế/Thay đổi thông tin

• Bước 4: Giao diện hiển thị tờ khai thay đổi thông tin đăng ký thuế, bao gồm thông tin đã đăng ký với cơ quan > Tại phần "Giấy tờ của cá nhân", bạn chọn Thay đổi thông tin, sau đó nhập lại chính xác số CCCD, ngày cấp…

• Bước 5: Tích vào “Lấy thông tin công dân” để hệ thống đồng bộ từ CSDL quốc gia

• Bước 6: Xác nhận thông tin đúng → Hoàn thành kê khai và thực hiện các bước theo hướng dẫn tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để gửi tờ khai và các hồ sơ đính kèm đến cơ quan thuế, kết thúc kê khai thay đổi thông tin đăng ký thuế.

Khi thay đổi mã số thuế cá nhân, bạn cũng nên kiểm tra và cập nhật thông tin người phụ thuộc để đảm bảo việc quyết toán thuế cuối năm được chính xác. Hãy xem ngay cách thay đổi thông tin người phụ thuộc trên app Etax mobie chi tiết từng bước để tránh sai sót khi kê khai.

2.2. Thay đổi thông tin NPT

• Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công > tích chọn Đăng ký thuế/Kê khai tại thanh chức năng > Nộp hồ sơ ĐKT/ Chọn hồ sơ “20/ĐK-TCT-Tờ khai đăng ký NPT của cá nhân có thu nhập từ TLTC (TT105/2020)”

• Bước 4: Giao diện hiển thị màn hình nhập tờ khai > Lựa chọn “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” (Cập nhật đầy đủ thông tin NPT - Họ và tên, Ngày sinh, Giấy tờ chứng thực cá nhân)

• Bước 5: Sau khi hoàn tất kê khai các trường thông tin > Lựa chọn “Hoàn thành kê khai” và thực hiện các bước tiếp theo theo hướng dẫn tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để hoàn thành gửi tờ khai Thay đổi thông tin đăng ký thuế của người phụ thuộc và các hồ sơ đính kèm.

Cách 2: Kê khai thay đổi thông tin đăng ký thuế qua cơ quan chi trả thu nhập

Phương án này áp dụng cho người đang làm việc tại các doanh nghiệp, tổ chức có bộ phận kế toán thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân định kỳ.

NNT là cá nhân nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế cho cơ quan chi trả:

• Văn bản ủy quyền (nếu chưa từng ủy quyền cơ quan chi trả trước đó)
• Bản sao các giấy tờ có thay đổi thông tin liên quan mới liên quan đến đăng ký thuế của cá nhân hoặc người phụ thuộc.

NNT là cơ quan chi trả tổng hợp thông tin của người lao động, nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp, thành phần hồ sơ:

• Tờ khai Đăng ký thuế, Mẫu số 05-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC để thay đổi thông tin NNT (lưu ý cập nhật đầy đủ 03 trường thông tin Họ và tên, Ngày sinh, Giấy tờ chứng thực cá nhân (ưu tiên cập nhật số CCCD mới nhất)).

• Mẫu số 20-ĐK-TH-TCT ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC để thay đổi thông tin NPT (lưu ý cập nhật đầy đủ 03 trường thông tin Họ và tên, Ngày sinh, Giấy tờ chứng thực cá nhân (ưu tiên cập nhật số CCCD mới nhất)).

Cách 3: Kê khai thay đổi thông tin đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế

Nếu bạn không quen dùng hệ thống điện tử hoặc không làm việc tại doanh nghiệp, bạn có thể nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi cư trú.

Hồ sơ gồm:

• Mẫu 08-MST: điều chỉnh thông tin của cá nhân

• Mẫu 20-ĐK-TCT: nếu thay đổi thông tin người phụ thuộc

• Bản sao CCCD/CMND mới (hoặc hộ chiếu nếu là người nước ngoài)

Nơi nộp:

• Chi cục Thuế nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú
• Nếu là hộ kinh doanh, nộp tại chi cục thuế đang quản lý MST

Lưu ý: Trước khi đến nộp hồ sơ trực tiếp, bạn nên gọi trước cho Chi cục Thuế để xác nhận thời gian tiếp nhận và có cần đặt lịch trước không. Một số nơi hiện đã áp dụng lấy số thứ tự online.

Dù bạn chọn thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân bằng cách online, qua công ty hay trực tiếp thì việc chuẩn bị hồ sơ đúng và đầy đủ sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót. Tuy nhiên, vẫn có một số lỗi phổ biến có thể phát sinh trong quá trình kê khai. Tôi sẽ trình bày chi tiết các lỗi này và cách khắc phục trong phần tiếp theo để bạn chủ động hơn trong mọi tình huống.

Sau khi hoàn tất thay đổi thông tin mã số thuế, bạn cần thực hiện kê khai và nộp thuế điện tử đúng theo dữ liệu mới cập nhật để tránh sai sót, chậm trễ hoặc bị xử phạt. Tham khảo ngay 7 bước nộp thuế điện tử online nhanh - đúng quy định và dễ hiểu để đảm bảo quy trình kê khai khớp thông tin đã thay đổi.

Trường hợp bạn không rành thủ tục, không có thời gian đến cơ quan thuế, hoặc đã từng nộp hồ sơ bị trả lại, đừng lo! Ecomtax.vn hỗ trợ thay mặt bạn kê khai trực tuyến, gửi đúng nơi – đúng mẫu, xử lý nhanh chóng các vấn đề từ lỗi tên, CCCD đến người phụ thuộc.

3. Lưu ý quan trọng khi thay đổi thông tin MST cá nhân

Sau khi thực hiện thủ tục thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân (MST), không ít người nghĩ rằng quá trình đã kết thúc. Tuy nhiên, trên thực tế, để đảm bảo việc cập nhật có hiệu lực và tránh phát sinh lỗi về sau, bạn cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng dưới đây.

3.1. Không được cấp mã số thuế mới nếu đã có mã cũ

Một trong những hiểu lầm phổ biến nhất. Nhiều người cho rằng khi đổi CCCD hoặc sửa thông tin sai lệch, họ sẽ được cấp một mã số thuế mới. Tuy nhiên, theo quy định của Tổng cục Thuế, mỗi cá nhân chỉ có một mã số thuế duy nhất trong suốt cuộc đời.

Điều bạn cần làm là điều chỉnh thông tin gắn với mã số thuế hiện tại, chứ không phải đăng ký lại từ đầu. Nếu bạn cố tình tạo thêm MST mới, hệ thống sẽ từ chối hoặc đánh dấu trùng lặp, có thể gây phiền phức trong quá trình quyết toán thuế hoặc nhận hỗ trợ Nhà nước.

3.2. Ưu tiên đồng bộ thông tin giữa các cơ quan: CCCD, BHXH, ngân hàng

Cập nhật thông tin trên hệ thống thuế nên đi kèm với việc kiểm tra lại thông tin ở các cơ quan liên quan như:

• Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CCCD)
• Bảo hiểm xã hội (BHXH)
• Ngân hàng - nếu bạn từng dùng tài khoản để nhận hoàn thuế

3.3. Thông tin sai lệch dù nhỏ vẫn có thể khiến hồ sơ bị trả về

Đừng chủ quan với những lỗi nhỏ như sai một ký tự trong tên, thiếu dấu tiếng Việt, hoặc nhập nhầm ngày sinh. 

Hệ thống thuế hiện nay được liên thông dữ liệu với nhiều cơ quan, đặc biệt là với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, nên mọi thông tin cần chính xác tuyệt đối để đối chiếu tự động.

Ví dụ: Bạn tên “Trần Thị Minh Châu” nhưng hệ thống ghi “Tran Thi Minh Chau” thì khi lấy thông tin công dân, hệ thống sẽ không khớp → bạn phải kê khai lại.

3.4. Cần lưu lại các giấy tờ cũ để đối chiếu khi cần

Khi đã cập nhật thông tin thành công, đừng vội bỏ các giấy tờ cũ. Trong một số trường hợp, cơ quan thuế sẽ yêu cầu bạn xuất trình hồ sơ gốc hoặc giấy tờ trước đây để xác minh thông tin - đặc biệt nếu có tranh chấp, trùng mã số thuế hoặc cần làm thủ tục hoàn thuế.

3.5. Sau khi cập nhật, hãy kiểm tra lại thông tin MST cá nhân

Dù hệ thống đã báo hoàn tất, bạn vẫn nên tra cứu lại thông tin mã số thuế cá nhân tại https://thuedientu.gdt.gov.vn để chắc chắn rằng mọi thông tin đã được cập nhật đúng.

Ngoài ra, nếu bạn nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua cơ quan chi trả, hãy theo dõi trạng thái hồ sơ để bổ sung nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế.

Những lưu ý kể trên tuy nhỏ nhưng lại mang tính quyết định đến việc bạn có cập nhật thông tin mã số thuế cá nhân thành công hay không. Đừng để những lỗi không đáng có khiến bạn mất thời gian làm lại hồ sơ, hoặc gặp rắc rối khi hoàn thuế, quyết toán thu nhập. Một chút cẩn trọng ở bước sau cùng sẽ giúp bạn chủ động và yên tâm hơn rất nhiều.

Hy vọng hướng dẫn này giúp bạn hiểu rõ cách thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân đúng quy trình. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình kê khai online, lỗi hệ thống hoặc hồ sơ bị trả lại, đừng ngần ngại để lại câu hỏi, tôi sẽ hỗ trợ trong khả năng chuyên môn của mình.