09 trường hợp cần phải thay đổi đăng ký kinh doanh

1. Các trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh

Thay đổi đăng ký kinh doanh là cần thiết để đảm bảo thông tin doanh nghiệp luôn chính xác và cập nhật. Các trường hợp yêu cầu phải thực hiện thay đổi đăng ký bao gồm thay đổi tên công ty, địa chỉ trụ sở, loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, và nhiều thông tin quan trọng khác. Dưới đây là 9 trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh.

1.1 Thay đổi tên công ty

Việc thay đổi tên công ty, bao gồm tên bằng tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt, là một trong các trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh. Quy trình này yêu cầu doanh nghiệp cập nhật giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh để phản ánh tên mới. Thay đổi tên công ty thường đi kèm với việc cập nhật các tài liệu pháp lý, văn phòng phẩm và thông tin thương hiệu. Đảm bảo cập nhật chính xác giúp mọi giao dịch và hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp đồng bộ với tên mới.

1.2 Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp chuyển đổi từ loại hình công ty này sang loại hình khác, chẳng hạn như từ công ty cổ phần sang công ty TNHH hoặc ngược lại, việc thay đổi đăng ký kinh doanh là điều cần thiết để cập nhật loại hình doanh nghiệp mới. Thay đổi loại hình doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, quyền hạn và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp. Do đó, các trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh cần được thực hiện đúng quy trình để đảm bảo sự phù hợp với quy định pháp luật và cơ cấu tổ chức mới.

1.3 Thay đổi trụ sở chính

Doanh nghiệp di chuyển địa điểm trụ sở chính từ một địa chỉ này sang một địa chỉ khác, thì việc thay đổi thông tin trụ sở chính trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là bắt buộc. Việc cập nhật địa chỉ mới giúp đảm bảo rằng các giao dịch pháp lý, thông báo và thông tin liên lạc của doanh nghiệp đều được gửi đến đúng địa chỉ. Thay đổi trụ sở chính cũng có thể yêu cầu xác nhận nghĩa vụ thuế tại địa chỉ cũ, đặc biệt khi chuyển đến địa phương khác.

Xem thêm: [Giải đáp] Buôn bán nhỏ lẻ có cần đăng ký kinh doanh không?

1.4 Thay đổi thông tin liên hệ

Các trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh bao gồm việc cập nhật thông tin liên hệ của doanh nghiệp, như số điện thoại, số fax, email hoặc website. Cập nhật thông tin này trong hồ sơ đăng ký kinh doanh là cần thiết để đảm bảo các kênh liên lạc luôn chính xác và được cập nhật. Thay đổi thông tin liên hệ ảnh hưởng trực tiếp đến việc giao tiếp với khách hàng, đối tác và cơ quan chức năng, vì vậy việc thực hiện cập nhật nhanh chóng và chính xác là rất quan trọng.

1.5 Điều chỉnh ngành nghề kinh doanh

Việc mở rộng hoặc thay đổi các ngành nghề kinh doanh là một trong các trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin ngành nghề mới trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh để phản ánh các lĩnh vực hoạt động mới. Thay đổi ngành nghề kinh doanh có thể ảnh hưởng đến các hoạt động và chiến lược phát triển của doanh nghiệp, cũng như yêu cầu các giấy phép và chứng nhận liên quan đến lĩnh vực mới. Cập nhật ngành nghề mới đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật và đáp ứng yêu cầu kinh doanh hiện tại.

1.6 Thay đổi vốn điều lệ

Cần thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi về vốn điều lệ của công ty, bao gồm việc tăng hoặc giảm vốn điều lệ. Việc thay đổi vốn điều lệ có thể liên quan đến việc điều chỉnh cơ cấu tài chính của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến khả năng tài chính và sức mạnh của công ty trên thị trường. Cập nhật thông tin vốn điều lệ trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh giúp đảm bảo rằng mọi thông tin tài chính của doanh nghiệp đều chính xác và phù hợp với quy định pháp luật.

Đại lý thuế uy tín EcomTax 
Dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh, doanh nghiệp 
Uy tín - Chuyên nghiệp - Tậm tâm 

1.7 Thay đổi thông tin cổ đông nước ngoài

Khi có sự thay đổi về cổ đông là người nước ngoài, tỷ lệ góp vốn của cổ đông nước ngoài, hoặc thông tin cá nhân của cổ đông nước ngoài (như hộ chiếu, hộ khẩu), cần thực hiện việc cập nhật thông tin này trong hồ sơ đăng ký kinh doanh. Việc thay đổi thông tin cổ đông nước ngoài ảnh hưởng đến cơ cấu sở hữu và quyền lực trong doanh nghiệp, do đó việc cập nhật chính xác và đầy đủ thông tin là rất quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật.

1.8 Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Nếu có sự thay đổi về người đại diện theo pháp luật của công ty, bao gồm việc thay đổi chức danh, chứng minh thư/thẻ căn cước/số hộ chiếu, hoặc thông tin hộ khẩu/chỗ ở của người đại diện, cần thực hiện thủ tục thay đổi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Người đại diện theo pháp luật có trách nhiệm chính trong việc đại diện cho công ty trong các giao dịch pháp lý và hành chính, do đó việc cập nhật thông tin của họ là cần thiết để đảm bảo mọi giao dịch và trách nhiệm pháp lý được thực hiện đúng theo quy định.

1.9 Thay đổi thông tin đăng ký thuế

Trong các trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh, việc cập nhật thông tin đăng ký thuế là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần thực hiện các bước cập nhật khi có sự thay đổi liên quan đến người phụ trách kế toán, địa chỉ nhận thông báo thuế, tài khoản ngân hàng, hoặc phương pháp tính thuế. Điều này giúp đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế và tránh sai sót trong việc xử lý các nghĩa vụ tài chính với cơ quan thuế.

2. Thời hạn đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong bao lâu?

Theo quy định tại Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.
Trong thời gian 03 ngày làm việc từ khi nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Nếu hồ sơ không hợp lệ, Cơ quan đăng ký phải thông báo bằng văn bản về các nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Nếu cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, cơ quan này cũng phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.

Đối với việc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài, quy trình thực hiện như sau:

• Người yêu cầu thay đổi phải gửi đơn đăng ký đến Cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 15 ngày kể từ khi bản án, quyết định của Tòa án hoặc phán quyết của Trọng tài có hiệu lực. Hồ sơ đăng ký phải kèm theo bản sao bản án, quyết định hoặc phán quyết đã có hiệu lực pháp luật.
• Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị đăng ký, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thực hiện việc xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, phù hợp với nội dung của bản án, quyết định hoặc phán quyết đã có hiệu lực pháp luật. Nếu hồ sơ không hợp lệ, Cơ quan đăng ký sẽ thông báo bằng văn bản về các nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Trong trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận, cơ quan này cũng phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.

3. Thủ tục thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh bao gồm những gì?

Khi doanh nghiệp cần thực hiện thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh, việc tuân thủ các bước thủ tục là rất quan trọng để đảm bảo mọi thay đổi được cập nhật chính xác và hợp pháp. Dưới đây là quy trình chi tiết cần thực hiện để hoàn tất thủ tục thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh. Để hiểu rõ hơn và nhận sự hỗ trợ chuyên nghiệp, EcomTax cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ về Đại lý thuế, giúp doanh nghiệp thực hiện các thay đổi một cách hiệu quả và đúng quy định.

Bước 1: Xác nhận nghĩa vụ thuế
Nếu doanh nghiệp thay đổi trụ sở chính sang địa chỉ mới nằm ở quận hoặc tỉnh khác, cần xác nhận nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế tại địa chỉ cũ. Sau khi nhận giấy xác nhận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp mới có thể thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi trụ sở mới.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ thay đổi phù hợp với nội dung thay đổi đã được nêu. Nếu doanh nghiệp tự thực hiện, hồ sơ sẽ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Trong trường hợp sử dụng dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh, dịch vụ sẽ hỗ trợ soạn thảo hồ sơ, và người đại diện doanh nghiệp chỉ cần ký xác nhận.

Bước 3: Nộp hồ sơ để thay đổi đăng ký kinh doanh
Hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh có thể nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký kinh doanh tại https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/. Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh để nộp hồ sơ. Hồ sơ cần có định dạng “.doc”, “.docx” hoặc “.pdf”. Lệ phí thay đổi và công bố thông tin được thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng.

Bước 4: Nhận kết quả thay đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Trong vòng 3 ngày làm việc (không tính cuối tuần và ngày lễ) sau khi nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan này sẽ cập nhật thông tin trên cơ sở dữ liệu quốc gia và cấp cho doanh nghiệp Giấy chứng nhận ĐKDN mới hoặc Giấy xác nhận thay đổi thông tin ĐKDN. Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo để doanh nghiệp bổ sung hoặc chỉnh sửa. Kết quả sẽ được gửi qua đường bưu chính.

Bước 5: Khắc lại dấu công ty
Doanh nghiệp cần khắc lại con dấu trong các trường hợp sau:

• Thay đổi tên công ty.
• Thay đổi loại hình công ty.
• Chuyển trụ sở chính sang tỉnh khác.
• Thay đổi trụ sở chính sang quận khác nếu con dấu hiện có ghi địa chỉ quận.

Bước 6: Thực hiện công bố thông tin thay đổi đăng ký doanh nghiệp
Sau khi nhận kết quả thay đổi giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia. Việc này là bắt buộc và nếu chậm trễ có thể bị xử phạt hành chính.

Vậy là EcomTax đã điểm qua các trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh mà doanh nghiệp cần lưu ý. Đảm bảo thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật. Bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin để doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về các yêu cầu cần thiết và không thay thế tư vấn pháp lý chính thức.