Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng và thu tiền

Chứng từ là tài liệu phản ánh sự kiện kinh tế được lập theo hình thức và thủ tục luật định, dùng làm căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán và tài liệu thông tin ban đầu của quản lý, các thông tin trong chứng từ được biểu hiện bằng các thước đo: hiện vật, lao động, giá trị.

Chứng từ có thể bằng giấy tờ hoặc bằng sự ghi nhận của các phương tiện điện tử. Gồm nhiều loại, có thể có giá và chuyển nhượng được hoặc chỉ phản ánh hoạt động kinh tế của một chủ thể mà không có giá trị chuyển nhượng.

2. Vai trò của chứng từ kế toán

• Chứng từ là cơ sở để kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế vào sổ sách kế toán, đảm bảo tính chính xác và trung thực của thông tin.
• Các cơ quan quản lý nhà nước, kiểm toán viên và các bên liên quan có thể sử dụng chứng từ để kiểm tra, đối chiếu và đánh giá tính hợp pháp của các giao dịch.
• Chứng từ là bằng chứng pháp lý để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và các bên liên quan trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
• Chứng từ cung cấp thông tin chi tiết về các hoạt động kinh tế, giúp doanh nghiệp phân tích, đánh giá tình hình kinh doanh và đưa ra các quyết định quản lý.

3. Các loại chứng từ kế toán thường gặp

• Chứng từ gốc: Được lập trực tiếp tại nơi phát sinh nghiệp vụ, có giá trị pháp lý cao nhất.
• Chứng từ sao y: Là bản sao của chứng từ gốc, được sử dụng để lưu trữ hoặc cung cấp cho các bên liên quan.
• Chứng từ kế toán điện tử: Là chứng từ được lập và lưu trữ dưới dạng điện tử, có giá trị pháp lý tương đương với chứng từ giấy.

4. Yêu cầu đối với chứng từ kế toán

• Đầy đủ thông tin: Bao gồm ngày, tháng, năm lập chứng từ; tên, địa chỉ của các bên liên quan; nội dung giao dịch; số lượng, đơn giá, thành tiền; chữ ký, đóng dấu của người lập chứng từ.
• Chính xác: Các thông tin trên chứng từ phải chính xác, không được sửa chữa, tẩy xóa.
• Kịp thời: Chứng từ phải được lập ngay sau khi nghiệp vụ phát sinh.
• Hợp pháp: Chứng từ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán và thuế.

5. Các nguyên tắc lập chứng từ

• Nguyên tắc khách quan: Phản ánh đúng sự thật khách quan của nghiệp vụ.
• Nguyên tắc đầy đủ: Bao gồm đầy đủ các yếu tố cần thiết để xác định nghiệp vụ.
• Nguyên tắc chính xác: Các số liệu trên chứng từ phải chính xác.
• Nguyên tắc kịp thời: Chứng từ phải được lập ngay sau khi nghiệp vụ phát sinh.

6. Nội dung chứng từ 

Bán hàng là nghiệp vụ trực tiếp đem lại doanh thu cho doanh nghiệp, vì vậy quản lý quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng là vô cùng quan trọng. Các loại chứng từ kế toán của nghiệp vụ bán hàng bao gồm:

• Hoá đơn GTGT (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
• Hoá đơn bán hàng (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT)
• Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
• Báo cáo bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi)
• Thẻ quầy hàng; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày
• Các Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại
• Phiếu thu, giấy báo Có…
• Các chứng từ khác có liên quan

Nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong doanh nghiệp rất đa dạng, liên quan đến nhiều đối tượng, thời gian và địa điểm khác nhau. Vì vậy mỗi doanh nghiệp đều cần phải có quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng qua các bộ phận, phòng ban liên quan để ghi nhận và xử lý thông tin.

Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng, doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế toán, cách tổ chức quản lý lưu kho, yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ… để đảm bảo cho chứng từ bán hàng vận động qua các bộ phận một cách khoa học và hợp lý, tránh tình trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc luân chuyển vòng vo gây nhầm lẫn và lãng phí nguồn lực.

Quá trình luân chuyển chứng từ và thu tiền được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1. Nhận đặt hàng

Khách hàng chủ động đặt hàng hoặc nhân viên kinh doanh đàm phán chốt đơn và thiết lập đơn hàng

Bước 2. Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng

Nhân viên bán hàng kiểm tra tín dụng khách hàng và chuyển đơn hàng cho trưởng phòng kinh doanh phê duyệt đơn hàng:

• Nếu đơn đặt hàng không được duyệt, nhân viên bán hàng thông báo cho khách hàng biết lý do hủy đơn hàng
• Nếu đơn đặt hàng được duyệt, nhân viên bán hàng tiến hành lập hóa đơn

Bước 3. Kiểm tra tín dụng, hàng tồn kho

• Hóa đơn bán hàng được phê duyệt chuyển đến bộ phận quản lý kho để nhân viên phụ trách kiểm tra tồn kho.
• Nhân viên bán hàng tiến hành kiểm tra hàng có đủ trong kho theo như yêu cầu của khách hàng hay không? Tiếp đến tiến hành kiểm tra hạn mức tín dụng khách hàng. Sau đó chuyển đơn hàng cho trưởng phòng nghiệp vụ kinh doanh phê duyệt.

Bước 4. Lập lệnh bán hàng và chuẩn bị hàng giao

Hóa đơn VAT được dùng làm căn cứ lập lệnh bán hàng và thông báo xuất hàng giao cho khách hàng. Nhân viên quản lý kho chuẩn bị hàng hóa sao cho đúng chủng loại và số lượng hàng đặt.

Bước 5. Giao hàng và vận chuyển hàng

Nhân viên giao hàng giao hàng và hóa đơn bán hàng cho khách, yêu cầu khách hàng ký xác nhận nếu cần

Bước 6. Cập nhật giảm hàng tồn kho

Bước 7. Theo dõi phải thu khách hàng

Bước 8. Thu tiền

Bước 9. Hạch toán tổng hợp và lập báo cáo

Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về kinh doanh.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của EcomTax. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.